一、公司做账的法定底线：期限、账簿与人员
公司做账不是"要不要做"的选择题，而是有明确期限要求的法定义务。三条基本规定：
15日内设置账簿：从事生产、经营的纳税人应当自领取营业执照或者发生纳税义务之日起15日内，按照国家有关规定设置账簿。
根据实际业务核算：各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。
不具备条件的可以代理记账：未单独设置会计机构或会计人员的，应当在有关机构中设置会计人员并指定主管，或委托经批准设立从事代理记账业务的中介机构代为办理。
账簿种类上，常见配置是总账、明细账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）以及固定资产卡片等辅助账簿。实行电算化或云端记账的，电子账簿同样需要完整、可查询、可打印，并定期备份。
二、新公司建账的六个动作
新公司拿到执照后，建账顺序建议这样安排：
确定会计制度与核算基础：小微企业多执行《小企业会计准则》，规模较大或有合并报表、融资需求的执行《企业会计准则》。制度选择影响折旧年限、收入确认与科目设置，建账时确定，中途不宜频繁更换。
设定会计期间：会计年度自公历1月1日起至12月31日止，以月度作为分段，12月成立的公司也要按当期实际起止日期归集。
建立科目体系：按资产、负债、权益、成本、损益五大类设总账科目，再按业务设明细，如应收账款（按客户）、应付账款（按供应商）、库存商品（按品名）、销售费用（按推广、快递、工资）。
开设货币资金账户台账：银行账户与现金分别序时登记，形成日记账，为月末编制银行余额调节表做准备。
准备凭证与装订材料：记账凭证编号规则（按月连续编号）、原始凭证粘贴方式、装订与档案盒。
登记期初（建账）数据：新设公司从开局首笔业务开始记录；若已运营一段时间才建账，需要按实际资料梳理出期初余额表，并对差异做出说明。
三、公司做账流程：一张图看完整的月度循环
日常做账遵循"取得凭证—审核—编制记账凭证—登记账簿—对账—结账—出表—申报—归档"九步：
环节 | 具体动作 | 时间参考 |
|---|---|---|
收集原始凭证 | 银行回单与流水、销售与采购发票、费用票据、工资表、出入库单、平台账单 | 每月初集中收取 |
审核凭证 | 检查抬头税号、金额、业务真实性与审批签字，退回补齐 | 与收集同步 |
编制记账凭证 | 按业务实质确定科目与借贷方向，摘要写清业务内容 | 收到凭证后2—3日内 |
登记账簿 | 逐笔登记明细账、日记账，月末汇总登记总账 | 随凭证即时/月末 |
对账 | 银行对账、往来对账、库存盘点、进销项核对 | 月末 |
结账 | 计提折旧、摊销、工资与社保、结转成本、结转损益 | 月末（25—31日） |
编制报表 | 资产负债表、利润表（部分需现金流量表） | 月末完成后 |
纳税申报 | 增值税及附加、个税、企业所得税预缴、印花税等 | 申报期15日内 |
装订归档 | 凭证装订、账簿打印、报表与申报表归档 | 次月完成 |
很多"账不对"的问题出在第5步没做：账上有余额、银行无记录；库存与实物差异明显；应收款挂账多年未清理。对账不是月末的额外动作，而是后面所有数字可信的前提。
四、做账需要哪些资料：给老板的清单
资金类：银行开户资料、每月回单与对账单、支付平台结算明细、现金收支单据。
收入类：开票数据（含红冲、作废）、未开票收入记录、销售合同或订单、发货与验收单据、平台成交报表。
成本与费用类：采购发票与入库单、快递物流单、房租与物业费发票、水电费单据、推广费与技术服务费账单、办公与差旅费用票据。
人工类：员工名册、工资表、社保公积金缴纳单据、劳动合同。
资产与税务类：固定资产购置发票与验收单、折旧明细、往期申报表与完税凭证、税收优惠备案资料。
资料交接建议做成按月签字确认的清单，谁在什么时间交了多少张一目了然。这一步看似琐碎，却是日后核对与更换会计时最省时的保障。
五、会计档案保管年限：别只留电子档
按《会计档案管理办法》，企业会计档案的保管期限分永久与定期，定期一般为10年、30年两类：
档案类型 | 最低保管期限 |
|---|---|
原始凭证、记账凭证 | 30年 |
总账、明细账、日记账、辅助账簿 | 30年 |
月度、季度、半年度财务会计报告 | 10年 |
年度财务会计报告 | 永久 |
银行对账单、余额调节表 | 10年 |
会计档案销毁清册、保管清册 | 永久 |
保管形式可以是纸质，也可以是符合条件的电子档案。以电子形式保存的，需来源真实、内容完整、可随时调取并定期备份。年度终了后一般由会计机构暂时保管一年，再移交档案管理部门。
常见问题
Q1：公司刚成立没有业务，可以不做账吗？
不建议。只要完成登记并进入税务管理，就有设置账簿和按期申报的义务，即使处于筹办期，发生的房租、办公、开办费等也要有凭证与账簿记录，才能在开始经营后正确归集与税前扣除。
Q2：股东垫钱给公司开支，做什么科目？
按业务实质处理：明确为借款的，计入"其他应付款—股东借款"并保留转账凭证；约定作为投资款的，按增资程序计入实收资本；由股东个人支付、公司承担的费用，需要票据与报销单据对应后才能入账。三种方式的后果不同，事先确认清楚。
Q3：电子发票还需要打印出来吗？
以电子会计凭证报销入账归档的，应符合财政部与国家档案主管部门的规定：需确保电子凭证来源真实、未被篡改，并按规定保存电子原件、建立关联索引。仅打印纸质件而丢失电子原文件的作法，容易造成档案不完整。
Q4：做账的凭证必须都有发票吗？
不一定。工资、社保、折旧、摊销、银行手续费等有各自的合法凭据（工资表、缴纳单据、折旧计算表、回单），并不都需要发票。但涉及对外支付的经营支出，取得合规票据是税前扣除与成本真实性的关键支撑。
Q5：账做错了可以改吗？
可以，但要按规范留痕。记账凭证错误的，采用红字更正法或补充登记法；账簿记录错误的按相应规则更正并签章；已申报的需办理更正申报，让账面与申报重新一致。
Q6：一定要用财务软件吗，Excel行不行？
Excel能记录流水，但难以自动核对借贷平衡、科目层级与账表一致性，也难以形成规范的账簿体系。实务中的常见做法是用记账软件生成凭证、账簿与报表，把Excel用于管理台账（如应收账龄、库存周转、费用预算），两者分工不同。
总结
公司做账的主线是"按期建账—真实取票—逐笔记凭证—月末对账结账—出表申报—装订归档"。法定要求集中在三处：领照或发生纳税义务之日起15日内设置账簿、按实际发生的经济业务核算、按规定期限保管会计档案。把资料交接清单和对账动作固定下来，账目质量与申报准确性都会稳定很多。